Zeiterfassung

Auf der Seite Zeiterfassung kannst du deine täglichen Arbeitszeiten digital erfassen, Zeitnachweise einreichen und manuelle Nachweise hochladen. Die Seite ist in vier Tabs unterteilt: Liste, Kalender, Nachweis hochladen und Übersicht.

▶ Erklärungsvideo zur Zeiterfassung

Interaktive Einführungstour

Wenn du die Zeiterfassung zum ersten Mal öffnest, startet automatisch eine kurze Einführungstour, die dir die wichtigsten Funktionen Schritt für Schritt erklärt. Die Tour hebt das passende Element auf der Seite farblich hervor und zeigt jeweils einen kurzen Hinweis dazu. So findest du dich von Anfang an zurecht, ohne das Handbuch lesen zu müssen.

Was zeigt die Tour?

Die Tour führt dich in zehn Schritten durch die zwei wichtigsten Ansichten:

In der Listenansicht:

Willkommen — eine kurze Begrüßung mit dem Hinweis, dass du die Tour jederzeit erneut starten kannst
Ansichten — die Tab-Leiste mit Liste, Kalender, Nachweis hochladen und Übersicht
Monat wechseln — die Pfeile oben, mit denen du zwischen den Monaten navigierst
Zeit für einen Tag eintragen — wie du eine Zeile anklickst, um Start-, End- und Pausenzeiten zu erfassen
Vorlagen nutzen — die Vorlagen-Leiste mit Einzel- und Blockvorlagen, den Quick-Chips für deine Favoriten und dem Zahnrad zum Verwalten
Bearbeiten, Kopieren, Löschen — die drei Modi und wie du zwischen ihnen umschaltest
Zeiten einreichen — wo du den Einreichen-Button findest und was dich im Einreichen-Assistenten erwartet

In der Kalenderansicht:

Kalenderansicht — die Monatsübersicht als visuelle Alternative zur Liste
Tag anklicken — wie du im Kalender einen Tag zum Bearbeiten öffnest
Fertig! — der Abschluss mit dem Hinweis auf den Tutorial-Button

Während der Tour wechselt die Seite bei Bedarf automatisch vom Liste- zum Kalender-Tab, damit jeder Schritt am richtigen Element erscheint.

Navigation in der Tour

Am unteren Rand jedes Hinweisfensters findest du die Steuerung:

Weiter — springt zum nächsten Schritt
Zurück — geht einen Schritt zurück
Fertig — beendet die Tour am Ende regulär
X-Symbol oder Klick außerhalb — schließt die Tour jederzeit vorzeitig

Ein Fortschrittstext zeigt dir, wo du gerade stehst (z. B. "Schritt 5 von 10"). Das aktuell erklärte Element ist durch einen hellen Rahmen hervorgehoben, der Rest der Seite ist leicht abgedunkelt — so siehst du sofort, worauf sich der Hinweis bezieht.

Tour erneut starten

Wenn du die Tour später noch einmal ansehen möchtest, klicke auf das Absolventen-Hut-Symbol oben im Seitenkopf — direkt neben dem runden Fragezeichen für das Handbuch. Die Tour startet dann wieder von vorne bei Schritt 1. Du kannst sie so oft wiederholen, wie du möchtest, ohne dass sich dadurch etwas an deinen Zeiteinträgen ändert.

Der Abschluss der Tour wird in deinen Benutzereinstellungen gespeichert, sodass sie beim nächsten Besuch nicht erneut automatisch startet. Die Einstellung gilt geräteübergreifend — wenn du dich auf einem anderen Gerät (z. B. Handy statt PC) anmeldest, startet die Tour dort ebenfalls nicht mehr automatisch, weil der Status in deinem Konto hinterlegt ist. Du kannst sie aber auch dort jederzeit manuell über den Absolventen-Hut neu starten.

Kontextuelle Mini-Touren

Neben der großen Einführungstour gibt es in der Zeiterfassung zwei kontextuelle Mini-Touren, die beim ersten Öffnen bestimmter Bereiche automatisch starten. Sie funktionieren genau wie die Haupttour (hervorgehobene Elemente, Schritt-für-Schritt-Erklärungen), sind aber kürzer und auf einen bestimmten Bereich fokussiert.

Mini-Tour: Tag bearbeiten

Wenn du zum ersten Mal das Bearbeitungsfenster für einen Tag öffnest, startet automatisch eine kurze Tour mit 7 Schritten:

Tag bearbeiten — Willkommen im Tages-Modal, kurze Einführung in die Bedienelemente
Vorlage anwenden — das Vorlagen-Dropdown, mit dem du Standard-Zeiten (z. B. Frühschicht) per Klick übernimmst
Firma & Abteilung — die Einsatzauswahl für den Tag, bei mehreren Abteilungen erscheint ein zweites Auswahlfeld
Arbeitszeit — die Eingabefelder für Start- und Endzeit mit Schnellauswahl häufig genutzter Uhrzeiten
Pausen — wie du über Pause hinzufügen Pausen anhängst und über das Papierkorb-Symbol entfernst
Speichern, Kopieren, Löschen — die drei Aktionsbuttons am unteren Rand des Fensters
Fertig! — Hinweis auf das Absolventen-Hut-Symbol zum erneuten Starten

Die Tour startest du erneut über das Absolventen-Hut-Symbol oben im Bearbeitungsfenster.

Mini-Tour: Vorlagen verwalten

Wenn du zum ersten Mal den Vorlagen-Manager öffnest (über das Zahnrad-Symbol in der Vorlagen-Leiste), startet automatisch eine Tour mit 6 Schritten:

Vorlagen verwalten — Willkommen im Vorlagen-Manager, kurzer Überblick
Zwei Arten von Vorlagen — Erklärung der beiden Tabs: Tagesvorlagen für einzelne Schichten (z. B. Frühschicht 06–14 Uhr) und Blockvorlagen für mehrtägige Muster (z. B. Früh-Spät-Nacht-Frei)
Woher kommt eine Vorlage? — die Bedeutung der Icons: Gebäude-Symbol für Betriebsvorlagen, Pin-Symbol für Einsatzvorlagen, Personen-Symbol für eigene Vorlagen
Deine Tagesvorlagen — die Liste deiner Vorlagen mit den Optionen zum Erstellen, Bearbeiten und Löschen sowie der Nutzungsanzeige
Blockvorlagen für Schichtmuster — der Block-Tab für wiederkehrende Schichtfolgen mit Arbeits- und Ruhetagen
Fertig! — Hinweis auf das Absolventen-Hut-Symbol zum erneuten Starten

Während der Tour wechselt der Vorlagen-Manager automatisch zwischen den Tabs Tagesvorlagen und Blockvorlagen, damit jeder Schritt am richtigen Element erscheint.

Die Tour startest du erneut über das Absolventen-Hut-Symbol oben im Vorlagen-Manager.

Tab: Liste

Der Tab Liste zeigt deine Arbeitszeiten in einer Monatsübersicht als scrollbare Liste. Du kannst zwischen Monaten navigieren und siehst für jeden Tag:

Wochentag und Datum
Arbeitszeiten (von – bis) und Pausendauer (falls vorhanden)
Berechnete Stunden — automatisch aus Zeiten und Pausen errechnet
Schloss-Symbol — bei bereits eingereichten (gesperrten) Tagen
Warndreieck — bei Tagen, die vom Administrator zur Klärung markiert wurden

Die Tage sind nach Kalenderwochen gruppiert. Jede Woche zeigt eine Zusammenfassung mit der Wochennummer, den Stunden (aktueller Einsatz / alle Einsätze) und der Anzahl an Abwesenheitstagen.

Wochen-Status-Icons

Neben der Wochennummer zeigen kleine Status-Icons den aktuellen Freigabestatus jeder eingereichten Woche:

Uhr-Symbol (orange) — Die Woche wurde eingereicht und wartet auf die Kundenfreigabe
Einzelnes Häkchen ✓ (grün) — Der Kunde hat die Woche freigegeben, Hol-Za prüft noch
Doppeltes Häkchen ✓✓ (grün) — Hol-Za hat die Woche endgültig genehmigt — alles erledigt

Wochen, die noch nicht eingereicht wurden, zeigen kein Status-Icon. So erkennst du auf einen Blick, welche Wochen bereits eingereicht sind und wie weit die Prüfung fortgeschritten ist.

Wochen-PDF direkt herunterladen

Wenn für eine Woche ein fertiges PDF vorhanden ist, erscheint neben dem Status-Icon ein Download-Symbol (Pfeil nach unten). Klicke darauf, um den Wochenzeitnachweis als PDF direkt im Browser zu öffnen. Bei Vor-Ort-Einreichungen steht das PDF sofort bereit. Bei der digitalen Kundenfreigabe wird es erst erstellt, nachdem der Kunde die Zeiten freigegeben hat — bis dahin ist das Download-Symbol nicht sichtbar.

Am Ende des Monats steht die Monatssumme mit den gefilterten und den gesamten Stunden sowie der Anzahl an Urlaubs- und Krankheitstagen.

Sonntage werden mit einer rot eingefärbten Tageszahl hervorgehoben.

Du kannst die Liste jederzeit aktualisieren, indem du auf dem Smartphone nach unten ziehst (Pull-to-Refresh).

Einsatz und Abteilung

Wenn du bei mehreren Firmen oder in verschiedenen Abteilungen arbeitest, wählst du oben die gewünschte Firma und die Abteilung aus. Die Ansicht zeigt dann nur die Zeiten für diesen Einsatz. Deine Auswahl wird gespeichert und beim nächsten Besuch automatisch vorausgewählt.

Bei den Wochen- und Monatssummen siehst du zwei Werte: die gefilterten Stunden (nur der gewählte Einsatz) und die Gesamtstunden (alle Einsätze zusammen), z. B. "7,50h / 10,25h".

Mehrere Einsätze an einem Tag

Wenn an einem Tag Einträge für andere Einsätze existieren, erscheint ein kleiner +n Indikator hinter der Zeitspanne (z. B. "+1"), der die Anzahl weiterer Einträge anzeigt. Klicke auf den Pfeil links in der Zeile, um die weiteren Einträge aufzuklappen. Du siehst dann für jeden Einsatz den Namen, die Zeiten und die Stunden.

Abwesenheiten

Tage, an denen du Urlaub oder eine Krankmeldung hast, werden in der Liste und in den Wochensummen besonders gekennzeichnet. In der Wochenzusammenfassung siehst du neben den Arbeitsstunden auch die Anzahl der Urlaubstage und Krankheitstage dieser Woche. Abwesenheitstage werden bei der Berechnung der Arbeitsstunden nicht mitgezählt.

Tage außerhalb des Einsatzzeitraums

Wenn du zu einem Monat navigierst, der teilweise oder ganz außerhalb des Gültigkeitszeitraums deines Einsatzes liegt, werden die betroffenen Tage wie gesperrte Tage dargestellt — sie sind ausgegraut und nicht klickbar. Beim Überfahren mit der Maus erscheint der Hinweis Außerhalb deines Einsatzzeitraums.

Du kannst an diesen Tagen keine Zeiten eintragen, kopieren oder löschen. Bestehende Einträge, die vor der Gültigkeitsprüfung angelegt wurden, können weiterhin gelöscht werden, damit du Altlasten aufräumen kannst.

Falls für den gewählten Monat gar kein gültiger Einsatz existiert, erscheint ein Hinweis anstelle der leeren Tagesliste.

Die drei Modi

Oberhalb der Tagesliste findest du eine Modus-Leiste mit drei Optionen:

Bearbeiten (Stift-Symbol) — der Standardmodus zum Eintragen und Ändern von Zeiten
Kopieren (Kopier-Symbol) — Einträge auf andere Tage kopieren
Löschen (Papierkorb-Symbol) — Einträge löschen

Du kannst jederzeit zwischen den Modi wechseln. Der Bearbeitungsmodus wird gelb hinterlegt, damit du ihn leicht vom normalen Lesemodus unterscheiden kannst.

Wenn du zum ersten Mal in den Kopier- oder Löschmodus wechselst, erscheint automatisch eine kurze Anleitung mit den wichtigsten Schritten. Diese Anleitung wird nur einmal angezeigt.

Tab: Kalender

Der Kalender-Tab zeigt deine Einträge in einer Kalenderansicht. Über einen Layout-Umschalter (oben rechts) kannst du zwischen zwei Darstellungen wechseln:

Klassische Ansicht

Die klassische Kalenderansicht zeigt ein Monatsraster mit 7 Spalten (Montag bis Sonntag). Jede Tageszelle zeigt:

Die Tageszahl und die Stunden
Die Zeitspanne (von – bis), falls ein Eintrag vorhanden ist
Den Einsatznamen bei gefilterten Ansichten
Ein +n wenn an dem Tag Einträge für weitere Einsätze vorhanden sind
Farbige Markierungen für Urlaub (grün) und Krankmeldung (blau)
Ein Schloss-Symbol bei gesperrten Tagen

Der heutige Tag ist farblich hervorgehoben. Sonntage werden mit roter Tageszahl dargestellt.

KW-Ansicht (transponiert)

Die KW-Ansicht dreht den Kalender um 90 Grad: Die Zeilen zeigen die Wochentage (Montag bis Sonntag) und die Spalten zeigen die Kalenderwochen. Diese Ansicht eignet sich besonders gut, um Woche-für-Woche-Muster zu vergleichen. Deine bevorzugte Ansicht wird automatisch gespeichert und beim nächsten Besuch wiederhergestellt.

Abgerechnete Monate

Bei vergangenen, bereits abgerechneten Monaten erscheint ein Hinweisbanner. Du kannst zwischen zwei Ansichten umschalten:

Abgerechnet — Zeigt die Daten aus dem Abrechnungssystem (nur Anzeige, nicht bearbeitbar). Jeder Tag zeigt den Typ (Arbeit, Urlaub, Krank, Feiertag, Freizeit usw.) mit farbiger Hinterlegung.
Eingereicht — Zeigt die im Portal eingereichten Daten. Falls es Abweichungen zwischen den Portal-Daten und den Abrechnungsdaten gibt, wird auf dem Eingereicht-Button ein Abweichungs-Badge mit der Anzahl der betroffenen Tage angezeigt. Tage mit Abweichungen sind zusätzlich mit einem farbigen Punkt markiert, damit du sie schnell erkennen kannst.

Detail-Popup für abgerechnete Tage

Ein Klick auf einen Tag in der Abgerechnet-Ansicht öffnet ein Detail-Popup. Dort siehst du:

Gesamtstunden des Tages
Firma und Abteilung — bei mehreren Einsätzen am selben Tag werden die Einträge nach Firma und Abteilung gruppiert
Schichten — die einzelnen Arbeitszeiten (von – bis) mit den jeweiligen Stunden
Pausen — alle Pausen mit Beginn und Ende
Abwesenheitstyp — falls der Tag ein Urlaubs-, Krank- oder Feiertag war, wird der Typ angezeigt

Das Popup schließt sich per Klick auf das X, per Klick außerhalb oder mit der ESC-Taste.

Wochen-Status und PDF-Download im Kalender

Auch im Kalender-Tab werden die Wochen-Status-Icons (Uhr, Häkchen, Doppelhäkchen) und der PDF-Download in den Wochenzeilen angezeigt — genau wie in der Listenansicht. Die Bedeutung der Symbole ist identisch (siehe Abschnitt "Wochen-Status-Icons" unter Tab: Liste).

Modi und Vorlagen im Kalender

Auch im Kalender-Tab stehen dir alle drei Modi (Bearbeiten, Kopieren, Löschen) und die Vorlagen-Funktionen zur Verfügung. Die Aktionsleisten (z. B. beim Kopieren oder Löschen) erscheinen oberhalb des Kalenders. Jeder Modus funktioniert genauso wie in der Listenansicht.

Modus: Bearbeiten

Im Bearbeitungsmodus öffnet ein Klick auf einen Tag das Bearbeitungsfenster. Dort kannst du die Zeiten für diesen Tag manuell eintragen oder ändern.

Das Bearbeitungsfenster

Ein Klick auf einen Tag im Bearbeitungsmodus (ohne aktive Vorlage) öffnet ein Fenster von unten. Darin findest du:

Vorlagen-Dropdown — wähle eine Vorlage, um die Felder automatisch auszufüllen (die Zeiten werden ins Formular eingetragen, aber noch nicht gespeichert)
Firma und Abteilung — wähle aus, für welchen Einsatz dieser Eintrag gilt
Arbeitszeit — Beginn und Ende der Arbeitszeit
Pausen — du kannst eine oder mehrere Pausen hinzufügen, jeweils mit Beginn und Ende. Über den Button + Pause hinzufügen fügst du weitere Pausen hinzu, über das Papierkorb-Symbol entfernst du eine Pause.
Berechnete Stunden — werden automatisch oben im Fenster angezeigt (Arbeitszeit abzüglich Pausen)
Häufig verwendete Zeiten — das System analysiert deine bisherigen Einträge und bietet dir die am häufigsten verwendeten Start- und Endzeiten als schnell klickbare Chips an

Falls an diesem Tag bereits Einträge für andere Einsätze existieren, werden diese oben im Fenster als Übersicht angezeigt (nur lesbar). Wenn deine eingetragenen Zeiten sich mit einem anderen Einsatz überschneiden, erscheint eine Warnmeldung.

Am unteren Rand findest du drei Buttons:

Speichern — übernimmt die eingetragenen Zeiten
Kopieren (nur sichtbar bei bestehendem Eintrag) — wechselt in den Kopiermodus mit diesem Tag als Quelle
Löschen (Papierkorb) — löscht den Eintrag dieses Tages

Gesperrte Tage zeigen einen Hinweis und können nicht mehr bearbeitet werden.

Das Fenster schließt sich per Klick außerhalb, mit dem X-Button oder mit der ESC-Taste.

Stempeln mit Vorlagen

Wenn eine Vorlage aktiv ist, funktioniert der Bearbeitungsmodus anders: Ein Klick auf einen Tag stempelt die Vorlage direkt auf diesen Tag — das Bearbeitungsfenster öffnet sich nicht. Der Eintrag wird sofort gespeichert. So kannst du schnell viele Tage hintereinander mit den gleichen Zeiten füllen.

Ein kurzes grünes Aufblitzen zeigt dir, dass der Eintrag erfolgreich gestempelt wurde. Bei einem bereits belegten Tag blitzt die Zeile orange auf (Überschreiben). Bei einem Fehler blitzt die Zeile rot auf und eine Fehlermeldung erscheint. Auf Mobilgeräten spürst du zusätzlich eine kurze Vibration als Bestätigung.

Rückgängig machen: Nach dem Stempeln erscheint für etwa 3,5 Sekunden ein Rückgängig-Button. Klicke darauf, um den gerade gestempelten Eintrag sofort wieder zu entfernen.

Kollisionserkennung

Wenn du eine Vorlage stempelst und an diesem Tag bereits Einträge für einen anderen Einsatz existieren, prüft das System automatisch auf Zeitüberschneidungen. Falls sich die Zeiten überlappen würden, wird der Tag als Konflikt markiert und der Stempel wird verhindert. So wird sichergestellt, dass du nicht gleichzeitig bei zwei Firmen arbeiten kannst.

Tage mit potenziellen Konflikten werden visuell mit einer Schraffierung hervorgehoben.

Vorlagen (Presets)

Vorlagen sind vordefinierte Zeitkombinationen (z. B. "07:00 – 16:00 mit 30 Min. Pause"), die dir das Eintragen beschleunigen. Es gibt drei Arten:

Firmenvorlagen (Gebäude-Symbol) — von der Firma vorgegeben
Einsatzvorlagen (Pin-Symbol) — speziell für deinen Einsatz hinterlegt
Eigene Vorlagen (Personen-Symbol) — von dir selbst erstellt

Vorlagen in der Hauptansicht (Stempeln)

Über die Vorlagen-Leiste oberhalb der Tagesliste kannst du eine Vorlage aktivieren. Dort werden deine 3 meistgenutzten Vorlagen als Quick-Chips angezeigt, damit du schnell auf deine Favoriten zugreifen kannst. Sobald eine Vorlage aktiv ist, erscheint ein blauer Hinweis: "Klicke auf Tage, um die Vorlage einzutragen."

Um die aktive Vorlage zu deaktivieren, klicke auf das X neben dem Vorlagen-Namen.

Vorlagen im Bearbeitungsfenster

Wähle eine Vorlage aus dem Dropdown — die Arbeitszeiten und Pausen werden in die Formularfelder eingetragen. Du kannst sie noch anpassen, bevor du auf Speichern klickst.

Vorlagen verwalten

Über das Zahnrad-Symbol neben dem Vorlagen-Dropdown öffnest du den Vorlagen-Manager. Dort kannst du:

Eigene Vorlagen erstellen (Name, Arbeitszeiten, Pausen)
Bestehende Vorlagen bearbeiten oder löschen
Betriebs- und Einsatzvorlagen in deine eigene Sammlung kopieren und anpassen

Das System merkt sich, welche Vorlagen du am häufigsten nutzt, und sortiert sie entsprechend. Im Vorlagen-Manager siehst du neben jeder bereits genutzten Vorlage ein kleines Badge mit der Anzahl der bisherigen Nutzungen (z. B. "5× benutzt") — so erkennst du auf einen Blick, welche Vorlagen du regelmäßig verwendest.

Blockvorlagen (Schichtblöcke)

Neben den normalen Einzeltag-Vorlagen gibt es auch Blockvorlagen. Eine Blockvorlage beschreibt ein Arbeitsmuster über mehrere Tage hinweg — z. B. eine komplette Arbeitswoche oder einen Schichtrhythmus mit Arbeits- und Ruhetagen.

Beispiel: Du arbeitest 5 Tage Frühschicht (07:00 – 15:30) und hast dann 2 Ruhetage. Statt jeden Tag einzeln einzutragen, erstellst du eine Blockvorlage "Frühschicht 7 Tage" und trägst alle 7 Tage mit einem Klick ein.

Zwischen Einzel- und Block-Modus wechseln

In der Vorlagen-Leiste findest du einen Umschalter mit zwei Optionen:

Einzel — der normale Vorlagen-Modus (einzelne Tage stempeln)
Block — der Block-Modus (mehrtägige Blockvorlagen anwenden)

Klicke auf Block, um in den Block-Modus zu wechseln. Dort erscheint ein Dropdown mit allen verfügbaren Blockvorlagen. Wähle eine Blockvorlage aus dem Dropdown, um sie zu aktivieren.

Block auf den Kalender anwenden

Wechsle in den Block-Modus und wähle eine Blockvorlage aus dem Dropdown
Es erscheint ein violetter Hinweis: "Klicke auf den Starttag, um den Block einzutragen."
Klicke auf den gewünschten Starttag im Kalender — die betroffenen Tage werden violett hervorgehoben
Du siehst eine Zusammenfassung mit dem Blocknamen, dem Startdatum, der Anzahl der Arbeitstage und Ruhetage
Optional: Aktiviere die Checkbox Bestehende Einträge überschreiben, falls an einigen der betroffenen Tage bereits Einträge vorhanden sind
Klicke auf Block anwenden, um alle Tage auf einmal einzutragen

Ergebnis nach dem Anwenden

Nach dem Anwenden siehst du eine Ergebnisübersicht mit der Anzahl der eingetragenen und übersprungenen Tage. Falls Tage übersprungen wurden, wird der Grund angezeigt:

Ruhetag — der Tag ist als Ruhetag in der Blockvorlage definiert und wurde nicht befüllt
Fehlzeit — an diesem Tag liegt ein Urlaub oder eine Krankmeldung vor
Gesperrt — der Tag ist bereits eingereicht und kann nicht mehr bearbeitet werden
Bestehender Eintrag — es existiert bereits ein Eintrag (Checkbox "Überschreiben" war nicht aktiviert)
Überlappung — die Zeiten würden sich mit einem anderen Einsatz überschneiden

Arten von Blockvorlagen

Wie bei Einzeltag-Vorlagen gibt es drei Arten:

Firmen-Blockvorlagen (Gebäude-Symbol) — von der Firma vorgegeben
Einsatz-Blockvorlagen (Pin-Symbol) — speziell für deinen Einsatz hinterlegt
Eigene Blockvorlagen (Personen-Symbol) — von dir selbst erstellt

Blockvorlagen verwalten

Über das Zahnrad-Symbol neben dem Vorlagen-Dropdown öffnest du den Vorlagen-Manager. Dort findest du jetzt zwei Tabs:

Tagesvorlagen — die bisherigen Einzeltag-Vorlagen
Blockvorlagen — zum Erstellen und Verwalten von Blockvorlagen

Im Tab Blockvorlagen kannst du:

Neue Blockvorlage erstellen — Klicke auf Neuer Block und fülle das Formular aus:

- Blockname — ein aussagekräftiger Name (z. B. "Frühschicht 7 Tage")

- Tage definieren — für jeden Tag des Blocks legst du fest:

- Ob es ein Arbeitstag oder ein Ruhetag (Frei) ist

- Bei Arbeitstagen: die Arbeitszeiten (von – bis) — entweder manuell eingeben oder eine Tagesvorlage aus dem Dropdown wählen

- Tag hinzufügen — erweitert den Block um einen weiteren Tag (maximal 42 Tage)

- Tag entfernen — entfernt einen Tag über das X-Symbol

Bestehende Blockvorlagen bearbeiten — Klicke auf das Stift-Symbol neben einer eigenen Blockvorlage

Blockvorlage löschen — Klicke auf das Papierkorb-Symbol (nur bei eigenen Blockvorlagen)

Firmen- oder Einsatz-Blockvorlagen kopieren — Klicke auf Kopieren, um eine vom Arbeitgeber bereitgestellte Blockvorlage als eigene Kopie zu übernehmen und anzupassen

Bei jeder Blockvorlage siehst du die Anzahl der Tage und die Anzahl der Arbeitstage (ohne Ruhetage). Wurde eine Blockvorlage bereits verwendet, erscheint zusätzlich ein Badge mit der Nutzungsanzahl (z. B. "3× benutzt").

Modus: Kopieren

Im Kopiermodus kannst du einen bestehenden Eintrag auf andere Tage übertragen. Es gibt zwei Untermodi:

Einzelne Tage

Klicke auf einen Tag mit Eintrag — er wird als Quelle markiert (grün hervorgehoben)
Klicke auf die gewünschten Zieltage — sie werden blau markiert
Klicke auf Kopieren in der Aktionsleiste

Falls ein Zieltag bereits einen Eintrag hat, wirst du gefragt, ob du ihn überschreiben möchtest.

Block kopieren

Klicke auf einen Tag innerhalb eines zusammenhängenden Blocks — das System erkennt automatisch alle aufeinanderfolgenden Tage mit Einträgen als Quellblock
Klicke auf den Starttag des Zielbereichs — die Einträge werden ab diesem Tag eingefügt
Klicke auf Kopieren

Beispiel: Du hast Montag bis Freitag ausgefüllt. Wechsle in den Kopiermodus mit "Block", klicke auf irgendeinen Tag dieser Woche, dann klicke auf den Montag der nächsten Woche — die ganze Woche wird kopiert.

Klicke nochmal auf den Quelltag, um die Auswahl aufzuheben. Mit Abbrechen verlässt du den Kopiermodus ohne Änderung.

Einsatz-Umfang: Beim Kopieren kannst du wählen, ob nur der aktuelle Einsatz oder alle Einsätze des Quelltags kopiert werden sollen. Ein Umschalter zeigt die Optionen Aktueller Einsatz und Alle Einsätze.

Modus: Löschen

Im Löschmodus kannst du Einträge entfernen. Es gibt drei Stufen:

Tage — klicke auf einzelne Tage, um sie auszuwählen (rot markiert)
Wochen — klicke in eine Woche, um alle Einträge dieser Woche auszuwählen
Monat — wählt automatisch alle Einträge des gesamten Monats aus

Nachdem du deine Auswahl getroffen hast, klicke auf den Löschen-Button in der Aktionsleiste. Du wirst nochmal um Bestätigung gebeten, bevor die Einträge endgültig gelöscht werden. Falls Tage dabei sind, die bereits eingereicht (gesperrt) sind, wird dir die Anzahl der gesperrten Tage angezeigt — diese werden automatisch übersprungen.

Einsatz-Umfang: Wie beim Kopieren kannst du auch beim Löschen wählen, ob nur der aktuelle Einsatz oder alle Einsätze betroffen sein sollen.

Zeitnachweis einreichen

Wenn du deine Arbeitszeiten für einen Zeitraum fertig erfasst hast, kannst du sie als Zeitnachweis einreichen. Klicke dafür auf den Button Zeiten einreichen in der Aktionsleiste. Es öffnet sich ein mehrstufiger Assistent:

Schritt 1 — Einsatz und Tage wählen

Wähle aus dem Einsatz-Dropdown, für welche Firma und Abteilung du einreichen möchtest (bei nur einem Einsatz wird dieser automatisch vorausgewählt)
Du siehst eine Liste aller Wochen mit den einzelnen Tagen und Stunden
Jede Woche hat eine Wochen-Checkbox, die alle einreichbaren Tage dieser Woche auf einmal auswählt oder abwählt
Zusätzlich hat jeder einzelne Tag eine eigene Checkbox — so kannst du auch nur bestimmte Tage einer Woche auswählen
Wenn nur einige Tage einer Woche ausgewählt sind, zeigt die Wochen-Checkbox einen Zwischenzustand (halb angehakt)
Oben im Dialog findest du einen Button Alle auswählen bzw. Auswahl aufheben, der alle einreichbaren Tage auf einmal auswählt oder abwählt

Welche Tage sind einreichbar?

Der Tag muss in der Vergangenheit liegen (nach 08:00 Uhr des Folgetags)
Der Tag darf nicht bereits eingereicht (gesperrt) sein
Der Tag darf nicht zur Klärung markiert sein
Der Tag muss einen Zeiteintrag haben

Visuelle Kennzeichnungen in der Tagesübersicht:

Urlaubstage werden mit einem grünen Hintergrund und dem Badge Urlaub angezeigt
Krankmeldungstage werden mit einem blauen Hintergrund und dem Badge Krankmeldung angezeigt
Gesperrte Tage sind durchgestrichen und zeigen den Badge Gesperrt
Bereits eingereichte Wochen zeigen den Badge Bereits eingereicht und sind ausgegraut
Ausgewählte Tage werden mit einer leichten roten Hinterlegung hervorgehoben

Falls an Werktagen (Montag bis Freitag) kein Eintrag vorhanden ist, wird eine Warnung angezeigt. Du kannst diese mit Ja, trotzdem bestätigen und fortfahren.

Beanstandete Tage im Einreichen-Dialog

Hast du beanstandete Tage bereits über das Entscheidungs-Menü in der Zeiterfassung behandelt (korrigiert oder als unverändert bestätigt), erscheinen sie im Einreichen-Dialog ganz normal und sind automatisch vorausgewählt — du musst dich nicht erneut darum kümmern.

Falls du einen beanstandeten Tag noch nicht behandelt hast, wird er im Dialog als Sonderfall angezeigt: Neben dem Tag erscheint statt der normalen Checkbox ein Warnsymbol mit dem Kommentar des Arbeitgebers bzw. Kunden. Klicke auf die Zeile, um ein Entscheidungs-Panel für diesen Tag zu öffnen. Dort kannst du die Entscheidung nachholen — genau wie beim direkten Klick in der Tagesliste.

Die Sammelauswahl (Alle auswählen / Wochen-Checkbox) überspringt unbehandelte beanstandete Tage — du musst für jeden noch offenen Tag einzeln entscheiden.

Schritt 2 — Vorschau

Du siehst eine Übersicht aller ausgewählten Wochen mit den einzelnen Tagen, Zeiten und Stunden. Hier werden auch Wochenend-Tage angezeigt. Abwesenheitstage (Urlaub, Krankmeldung) werden gesondert markiert und nicht eingereicht. Bereits eingereichte Wochen werden automatisch herausgefiltert. Am unteren Rand stehen die Gesamtstunden über alle Wochen.

Schritt 3 — Deine Unterschrift

Im ersten Unterschriftsfenster zeichnest du deine eigene Mitarbeiter-Unterschrift direkt auf dem Bildschirm — mit dem Finger auf dem Handy oder mit der Maus am Computer. Klicke auf Löschen, falls du von vorn beginnen möchtest, und auf Weiter, wenn du zufrieden bist.

Schritt 4 — Art der Kundenfreigabe wählen

Nach deiner Unterschrift kommt das Fenster Gegenzeichnung. Hier legst du fest, wie dein Einsatzort den Zeitnachweis freigibt. Es gibt zwei Möglichkeiten:

Kunde / Vorgesetzter unterschreibt jetzt — Die verantwortliche Person am Einsatzort unterschreibt direkt auf deinem Gerät. Wähle diese Option, wenn ihr am Ende des Einsatzes gemeinsam vor dem Bildschirm steht
Digitale Freigabe per E-Mail — Der Einsatzort bekommt per E-Mail einen Prüflink. Dort kann die verantwortliche Person die Zeiten prüfen, freigeben oder Korrekturen anfordern — ganz ohne dich vor Ort zu treffen

Klicke auf die gewünschte Kachel, um fortzufahren.

Schritt 5a — Unterschrift vor Ort

Wenn du Kunde / Vorgesetzter unterschreibt jetzt gewählt hast, öffnet sich ein zweites Unterschriftsfenster. Die verantwortliche Person am Einsatzort muss zuerst ihren Namen in das Pflichtfeld Name (Kundenmitarbeiter) eingeben (mindestens 3 Zeichen) und anschließend ihre Unterschrift zeichnen. Erst wenn beides ausgefüllt ist, kann mit Einreichen bestätigt werden. Der Name erscheint später im PDF unter der Kundenunterschrift.

Sofort nach dem Einreichen wird für jede ausgewählte Woche ein PDF-Zeitnachweis mit beiden Unterschriften erzeugt. Die betroffenen Tage werden gesperrt und können nicht mehr bearbeitet werden — in der Monatsansicht erkennst du das am roten Schloss-Symbol.

Schritt 5b — Digitale Freigabe per E-Mail

Wenn du Digitale Freigabe per E-Mail gewählt hast, erscheinen zwei Pflichtfelder:

Ansprechpartner — Der Name der Person am Einsatzort. Falls für deinen Einsatz bereits Kontakte im Kunden-Ansprechpartner-Adressbuch hinterlegt sind, kannst du einen Kontakt aus der Liste wählen — Name und E-Mail-Adresse werden dann automatisch übernommen. Mit der Option Andere Adresse... kannst du stattdessen einen neuen Namen und eine neue E-Mail-Adresse eingeben. Der Name muss mindestens 3 Zeichen lang sein.
E-Mail-Adresse — Die E-Mail-Adresse der Person, die die Zeiten freigeben soll. Sie wird auf Gültigkeit geprüft (Format name@firma.de).

Klicke auf Einreichen, um die Anfrage auszulösen. Danach passiert folgendes automatisch:

Der Einsatzort erhält eine E-Mail mit einem Prüflink
Deine Woche wird als eingereicht markiert und die Tage werden gesperrt
Das PDF wird noch nicht erzeugt — erst nachdem der Kunde die Freigabe abgeschlossen hat, entsteht das fertige Dokument
Der Prüflink ist 14 Tage gültig

Was der Einsatzort auf der Freigabeseite sieht

Beim Öffnen des Prüflinks sieht die verantwortliche Person:

Dein Name, der Einsatz und die Kalenderwoche
Einen Hinweis mit dem Ablaufdatum des Links
Eine Tabelle mit jedem einzelnen Tag (Datum, Zeitspanne, Pausen mit Einzelzeiten, Stunden)
Zu jedem Tag zwei Schaltflächen: OK (grün) oder Korrektur (rot). Standardmäßig sind alle Tage auf OK vorausgewählt
Ein Kommentarfeld je Tag, das nur bei Auswahl von Korrektur erscheint — der Einsatzort muss den Grund angeben
Ein Pflichtfeld Ihr Name für den Klarnamen der unterzeichnenden Person (mindestens 3 Zeichen)
Ein Unterschriftsfeld darunter — Pflicht für die Freigabe
Eine Leiste am Seitenende mit der Zählung bestätigt / abgelehnt und dem Button Freigabe absenden

Schritt 6 — Ergebnis im Portal

Du bekommst eine Bestätigung über die erfolgreiche Einreichung. Bei der Vor-Ort-Variante steht das PDF sofort zum Download bereit. Bei der digitalen Freigabe erhältst du eine Nachricht, sobald der Kunde die Prüfung abgeschlossen hat.

Falls einzelne Wochen nicht eingereicht werden konnten, werden die Fehler separat aufgelistet (z. B. wegen Netzfehlern).

Rückmeldung vom Einsatzort (digitale Kundenfreigabe)

Hat dein Einsatzort den Prüflink geöffnet und Feedback hinterlassen, erfährst du davon im Portal:

Alle Tage bestätigt — Das PDF wird automatisch erzeugt und im Tab Übersicht angezeigt. Du kannst es dort herunterladen
Einzelne Tage abgelehnt — Für die beanstandeten Tage wird der Kommentar des Einsatzorts direkt in der Kommentarspalte des betroffenen Tageseintrags angezeigt. Die abgelehnten Tage werden wieder entsperrt, sodass du sie korrigieren kannst
Link abgelaufen — Wird die Freigabe nicht innerhalb von 14 Tagen abgeschlossen, läuft der Link ab. Die betroffenen Tage werden automatisch entsperrt und mit dem Hinweis Freigabefrist abgelaufen versehen. Anders als bei einer echten Kundenablehnung erscheint bei abgelaufenen Tagen kein Korrektur-Menü — stattdessen siehst du einen informativen Hinweis, dass der Kunde nicht rechtzeitig reagiert hat. Du kannst die Woche einfach erneut einreichen.

Nach einer Korrektur

Hast du einen abgelehnten Tag entsprechend dem Kundenkommentar angepasst, reiche die Woche erneut ein — der normale Einreichen-Workflow steht dir wieder offen. Wähle dabei erneut aus, ob die Freigabe vor Ort oder digital erfolgen soll.

Korrektur-Markierung im PDF

Wenn du Tage nach einer Kundenablehnung korrigiert und neu eingereicht hast, werden diese im PDF-Zeitnachweis besonders gekennzeichnet:

"(Korrektur)" — erscheint neben dem Einsatzort bei Tagen, die zuvor vom Kunden abgelehnt und nach der Korrektur erneut eingereicht wurden
"(Korrektur angefordert)" — erscheint bei Tagen, die der Kunde in der aktuellen Prüfungsrunde abgelehnt hat

Diese Markierungen helfen deinem Arbeitgeber zu erkennen, welche Tage eine Korrekturhistorie haben.

Rückmeldung vom Arbeitgeber

Dein Arbeitgeber kann eingereichte Zeitnachweise prüfen und einzelne Tage zur Klärung markieren. Falls Tage markiert wurden, erscheint oben in der Zeiterfassung ein auffälliger Hinweis in Gelb mit der Anzahl der markierten Tage (z. B. "1 Tag zur Klärung markiert").

Markierte Tage in der Tagesliste

In der Tagesliste erkennst du markierte Tage an einem gelben Warndreieck-Symbol neben den Stunden. Unterhalb des Tageseintrags wird der Kommentar des Arbeitgebers in einem gelben Hinweisfeld angezeigt.

Beanstandete Tage direkt bearbeiten

Klicke auf einen markierten Tag in der Liste oder im Kalender — es öffnet sich ein Entscheidungs-Menü mit zwei Optionen:

Korrigieren — Du bestätigst, dass du den Eintrag anpassen möchtest. Der Tag wird entsperrt und das Bearbeitungsfenster öffnet sich automatisch, damit du die Zeiten korrigieren kannst.

Unverändert lassen — Du bist der Meinung, dass deine eingetragenen Zeiten korrekt sind. Optional kannst du einen Hinweis eingeben (z. B. "Zeiten stimmen so"). Wenn du einen Kommentar eingibst, wird der Tag als Widerspruch markiert — dein Arbeitgeber sieht dann, dass du bewusst an den Zeiten festhältst. Ohne Kommentar wird der Tag einfach als unverändert bestätigt markiert. Nach der Bestätigung erscheint der Tag mit einem dezent grünen Hintergrund, damit du erkennst, dass er bereits behandelt wurde.

Jeder beanstandete Tag muss einzeln behandelt werden — so wird sichergestellt, dass du jeden Kommentar deines Arbeitgebers bewusst gelesen und darauf reagiert hast.

Rückfragen-Fenster

Über den Link Alle anzeigen im gelben Hinweis-Banner öffnest du das Rückfragen-Fenster. Dort siehst du alle markierten Tage, gruppiert nach Kalenderwochen. Für jeden Tag wird angezeigt:

Datum, Zeitspanne und Stunden des betroffenen Eintrags
Der Kommentar deines Arbeitgebers (in gelber Schrift mit dem Hinweis "Admin:")

Das Rückfragen-Fenster bietet dir einen Überblick über alle offenen Beanstandungen. Um einen Tag zu bearbeiten, klicke auf den entsprechenden Eintrag — du wirst zur Tagesliste weitergeleitet, wo du das Entscheidungs-Menü nutzen kannst.

Erneute Einreichung nach Korrektur

Wenn du Korrigieren gewählt und den Eintrag angepasst hast, musst du die betroffene Woche erneut einreichen. Die Woche erscheint im Einreichen-Assistenten wieder als auswählbar (sie wird nicht mehr als "Bereits eingereicht" angezeigt). Gehe dazu in den Einreichen-Workflow und reiche die Woche mit neuen Unterschriften ein.

Hinweis: Nach einer Korrektur sind neue Unterschriften erforderlich, da ein neuer Zeitnachweis erstellt wird.

Korrektur melden (bereits freigegebene Wochen)

Manchmal fällt dir nach der abgeschlossenen Kundenfreigabe auf, dass in einer Woche ein Fehler steckt — z. B. eine falsche Uhrzeit oder ein vergessener Tag. In diesem Fall kannst du eine Korrektur melden, ohne anrufen oder eine E-Mail schreiben zu müssen.

Wann ist der Button sichtbar?

Der Button Korrektur melden erscheint im Wochen-Header (neben der Wochennummer und den Stunden), wenn die Woche bereits vollständig freigegeben wurde — also entweder vom Kunden bestätigt, vom Administrator übersteuert oder vor Ort unterschrieben. Solange eine Korrektur bereits läuft, wird der Button nicht angezeigt.

So meldest du eine Korrektur

Finde die betroffene Woche in der Listenansicht
Klicke auf den rosafarbenen Button Korrektur melden mit dem Warndreieck-Symbol
Es öffnet sich ein kleines Fenster mit:

- Einem vorausgefüllten Betreff (z. B. "Korrektur-Anfrage KW 23, 02.06.–06.06.")

- Einem Pflichtfeld Begründung, in dem du beschreibst, was korrigiert werden muss (mindestens 3 Zeichen)

Klicke auf Absenden

Was passiert danach?

Deine Korrektur-Anfrage wird als Nachricht an die Sachbearbeitung gesendet und erscheint dort in der Team-Inbox. Der Sachbearbeiter kann dann die Freigabe aufheben und die betroffene Woche zur Korrektur freischalten. Du wirst benachrichtigt, sobald die Woche wieder bearbeitbar ist.

Wichtig: Du löst die Korrektur nicht selbst aus — die Entscheidung, eine bereits rechtskräftige Freigabe aufzuheben, liegt beim Arbeitgeber. Der Button dient nur dazu, den Bedarf niedrigschwellig zu melden.

Tab: Nachweis hochladen

Falls du deinen Zeitnachweis bereits auf Papier ausgefüllt hast, kannst du ihn hier als Foto oder PDF hochladen. Der Upload erfolgt in mehreren Schritten:

Wähle den Monat (aktueller Monat oder bis zu zwei vorherige Monate)
Wähle die Kalenderwoche
Wähle die Firma und die Abteilung
Füge optional eine Notiz für den Sachbearbeiter hinzu
Lade dein Dokument hoch (PDF oder Foto)

Bei Fotos öffnet sich ein Bildbearbeitungsfenster, in dem du das Bild zuschneiden und drehen kannst. Fotos werden automatisch komprimiert und ins JPG-Format umgewandelt.

Du kannst für dieselbe Woche und denselben Einsatz mehrere Nachweise hochladen, falls du z. B. Vorder- und Rückseite separat fotografiert hast. Bereits hochgeladene Nachweise für die gewählte Woche werden unterhalb angezeigt.

Falls für die gewählte Woche bereits ein digitaler Nachweis eingereicht wurde, wirst du darauf hingewiesen.

Tab: Übersicht

Der Tab Übersicht zeigt dir den Status all deiner eingereichten Zeitnachweise — aufgeteilt in zwei Bereiche: Digitale Einreichungen oben und Manuell hochgeladene Nachweise unten. So hast du alles auf einen Blick, obwohl die beiden Welten datenseitig getrennt bleiben.

Digitale Einreichungen

Im oberen Bereich siehst du alle Wochen, die du über den Einreichen-Assistenten (Liste oder Kalender) eingereicht hast. Die Anzeige ist monatsweise organisiert — mit Pfeilen links und rechts navigierst du zwischen den Monaten.

Für jede eingereichte Woche werden folgende Informationen angezeigt:

Kalenderwoche und Zeitraum — z. B. "KW 23 · 02.06. – 06.06."
Einsatz und Abteilung — falls zugeordnet, in kleinerer Schrift darunter
Freigabe-Status als dreistufiger Fortschrittsanzeiger:

1. Eingereicht — deine Woche wurde übermittelt (Uhr-Symbol in Orange, solange die Kundenfreigabe aussteht; Häkchen in Grün, sobald der Schritt erledigt ist)

2. Kunde — der Einsatzort hat die Zeiten geprüft und freigegeben (Häkchen in Grün wenn erledigt, sonst ausgegraut)

3. Hol-Za — dein Arbeitgeber hat die Woche endgültig genehmigt (Doppelhäkchen in Grün wenn erledigt, sonst ausgegraut)

PDF-Download — sobald ein fertiges PDF vorhanden ist, erscheint rechts ein Download-Link

Sonderstatus "Korrektur läuft": Wenn du oder dein Arbeitgeber eine Korrektur für eine Woche eingeleitet hat, wird statt des dreistufigen Fortschrittsanzeigers der Hinweis Korrektur läuft mit einem Kreispfeil-Symbol angezeigt. Reiche die korrigierten Tage erneut ein, damit der Freigabe-Prozess fortgesetzt wird.

Falls in dem gewählten Monat keine digitalen Einreichungen vorhanden sind, erscheint der Hinweis: "Keine digitalen Einreichungen in diesem Monat."

Manuell hochgeladene Nachweise

Im unteren Bereich werden alle Zeitnachweise aufgelistet, die du über den Tab Nachweis hochladen als Foto oder PDF hochgeladen hast. Diese werden separat von der Sachbearbeitung geprüft.

Für jeden hochgeladenen Nachweis siehst du:

Einreichungsdatum
Firma und Abteilung
Status (eingereicht, genehmigt usw.)

Falls noch keine manuellen Nachweise hochgeladen wurden, erscheint der Hinweis: "Noch keine Nachweise hochgeladen."